Rechtskonforme Arbeitszeiterfassung per App

Jede Sekunde zählt. Das gilt für den Arbeitsalltag in vielen Branchen – die gesetzlich geforderte zuverlässige Zeiterfassung bleibt da oft auf der Strecke. In der gelebten Alltagspraxis wird sie nicht selten durch Zettelwirtschaft, WhatsApp-Gruppen oder ähnliche Lösungen realisiert. Das rächt sich spätestens, wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder eines Besuchs des Zolls die vorgeschriebenen Nachweise vorgelegt werden müssen.

Beispiel Einzelhandel: Hier erfolgt die Kommunikation von Dienstplänen oft auf Zuruf, zum Beispiel in Chatgruppen. Die Dokumentation erfolgt üblicherweise auf Papier und wird erst zeitversetzt durch Abtippen „digitalisiert“. Entstehen dabei Fehler, kann diese später niemand mehr nachvollziehen. Dass hohe Fluktuationen und ein hoher Anteil an Aushilfskräften branchenüblich sind, verbessert die Situation nicht.

Beispiel Bau und Handwerk: Hier läuft nach wie vor viel auf Vertrauensbasis. Zeiterfassung, Materialverbrauch, Abnahmen und andere Dokumentationen finden auf Papier oder allenfalls mit isolierten Tools statt. Die branchenübliche Schichtarbeit, wetterbedingte Verschiebungen und häufige Sprachbarrieren tragen zusätzliche Herausforderungen bei.

Beispiel Landwirtschaft: Auch hier erschweren Saisonkräfte und Sprachbarrieren die Dokumentation. Zudem sind Arbeitnehmer und Arbeitgeber ihrer Arbeitsrealität von der Erfüllung von DSGVO- und EU-Rechtsvorgaben teilweise weit entfernt.

Und dies sind nur drei Beispiele – ähnliche Themen und Herausforderungen gibt es in sehr vielen Branchen.

Modulare App bietet alles Erforderliche

Als Digitalisierungspartner aller Branchen hat Vodafone eine Lösung gesucht – und gefunden: Die App-basierte Lösung „WorkCompass“ liefert überzeugende Antworten auf alle skizzierten Fragen. Sie ist modular aufgebaut und kann neben dem Grundmodul „Arbeitszeit und Urlaub“ zum Beispiel auch Dienstpläne in Echtzeit verwalten und kommunizieren (Modul „Kommunikation und Aufgaben“). Selbst für kurzfristige Änderungen, etwa wegen ungünstiger Wetterverhältnisse, ist sie gerüstet. Die spezifischen Aufgabenstellungen in Baubranche und Handwerk adressiert das Modul „Bau und Produktion“ mit Funktionen wie einem Bautagebuch, Rapporten, Materialbestellung und -verbrauchserfassung, Kfz- und Lagerverwaltung sowie Abnahme-Dokumentation. Für die gegebenenfalls erforderliche Übersetzung in der Kommunikation mit Hilfskräften sorgt ein eigenes Modul, das rund 100 Sprachen unterstützt. Auch die App selbst lässt sich auf die Muttersprache des Mitarbeitenden umstellen. Zusätzlich zu ihren aus der Praxis entwickelten Funktionen stellt die App sicher, dass private und dienstliche Kommunikation immer getrennt bleiben und dass alle Vorgaben der DSGVO und anderer Gesetze und Vorschriften eingehalten werden.

Wie bei Vodafone üblich, erhalten Mitglieder von Genossenschaften, Verbänden und Verbundgruppen auch bei der Nutzung von „WorkCompass“ Sonderkonditionen. Außerdem zeigen wir Anwendern in einer kostenfreien Einführung, wie sie das zugehörige Admin-Portal bedienen und erfasste Daten auswerten können.

Haben Sie noch Fragen? Ihre Ansprechperson berät Sie gerne. Oder schreiben Sie eine E-Mail an Andreas Vorbau.

Ihr Ansprechpartner für Branchen- und Verbundgruppen: andreas.vorbau@vodafone.com.

Informieren Sie sich über die Vorteilskonditionen im Rahmenvertrag 303140.